Digitalizace péče

Digitalizace v Domově pro seniory Burešov znamená systematické využívání digitálních nástrojů pro bezpečnou práci s informacemi, sjednocování pracovních postupů, efektivnější dokumentaci a snížení administrativní zátěže.

Nejde pouze o převod papírových dokumentů do elektronické podoby. Cílem je vytvářet funkční digitální prostředí, ve kterém jsou informace dostupné na správném místě, mají jasně nastavená pravidla přístupu a mohou být bezpečně využívány pro další práci s klientem.

Naše řešení propojuje Microsoft 365, informační systém CYGNUS, hlasové technologie a nástroje umělé inteligence. Tento přístup vznikal postupně, v několika iteracích, a vycházel z potřeb sociálních pracovníků a zkušeností z každodenní praxe.

Součástí digitalizace je také důraz na bezpečnost, ochranu citlivých údajů a srozumitelná pravidla používání nových technologií.

Digitalizaci proto vnímáme jako dlouhodobý proces, jehož cílem není zavádět technologie samoúčelně, ale zjednodušovat práci, zvyšovat přehlednost informací a vytvářet více prostoru pro kvalitní péči o klienty.

Jedním z klíčových výsledků digitalizace je projekt DIGI-PÉČE BUREŠOV – Digitální základna pro moderní sociální práci.

Výchozím bodem bylo sociální šetření. Původní proces byl spojen s ručním zapisováním, následným přepisováním informací a jejich ukládáním na více místech. To zvyšovalo administrativní zátěž a současně odvádělo pozornost pracovníka od samotného rozhovoru s klientem.

Cílem proto bylo vytvořit proces, který pracovníkovi umožní věnovat během rozhovoru větší pozornost člověku a následnou administrativní část zpracovat efektivněji a jednotněji.

Při sociálním šetření může být se souhlasem klienta pořízen hlasový záznam, který slouží jako podklad pro následné zpracování dokumentace. Navazující digitální proces je nastaven jako krátký, přehledný a kontrolovaný pracovní postup.

Hlasový záznam je nejprve převeden do textové podoby. Následně umělá inteligence pomáhá obsah strukturovat a připravit návrh odborné dokumentace. Takto vytvořený výstup však není považován za finální odborný záznam. Slouží pouze jako pracovní podklad, který pracovník následně zkontroluje, případně upraví a teprve poté schválí jako výslednou dokumentaci.

• zabezpečené prostředí Microsoft 365
• řízené přístupy k dokumentům
• strukturované a zabezpečené složky klientů
• pravidla pro ukládání a další zpracování přepisů
• definovaný postup pro odstranění pracovního audiozáznamu po zpracování
• interní metodiky, kontrolní seznamy a pracovní postupy
• vzdělávání zaměstnanců v oblasti AI, etiky a bezpečného nakládání s daty

Projekt byl připravován multidisciplinárně za účasti vedení, sociálních pracovníků, koordinátora digitalizace a odborníků na inovace a kybernetickou bezpečnost.

Pilotní provoz ukázal významné snížení administrativní zátěže.

Model založený na reálných datech roku 2024 pracoval s 691 rozhovory ročně a ukázal možnost snížení času potřebného ke zpracování jednoho šetření až o 75 %.

Výsledky v číslech:

• potenciální úspora až 1 286 pracovních hodin ročně
• to odpovídá 160 pracovních dnů ušetřeného času
• významný prostor pro efektivnější využití kapacit